知识点 学会修改表格格式让你的报表脱颖而出

2019-09-28 作者:电脑   |   浏览(83)

  这是一个追求完美的时代,正确记录数据不代表让数据“好看”。尤其是数据表需要与他人共享分析时,更应该从审美和人性化的角度考虑如何调整表格格式,使其更方便被浏览。

  ①干净:表格是否干净与颜色有很大关系,颜色是第一视觉感觉。其原则是保证颜色统一,不选用太多的颜色,尽量选择类似色或同一种颜色作为表格填充色。

  ②易阅读:让表格更人性化、更容易阅读有4个要点。第一,要保证数据显示清晰,即数据的字体不能太小不方便辨认,也不能太大显得粗犷。字体颜色要与底色形成对比,如白底黑字、黑底白字;第二,单元格中的数据要对齐显示,不能同一列单元格中,有的单元格数据是左对齐,有的单元格数据是右对齐;第三,为了区别行与行之间的数据,可以为相邻两行的单元格设置深浅不一的底色填充,以增加层次感,方便阅读;第四,数据不能挤在一起,因此需要有间距,即增大单元格的行高和列宽,如下图所示。

  学习了前面的知识,是否感觉到表格格式调整太过复杂,既要注意颜色还要注意字体、间距等。这里有一个简单的方法,可以使用系统预置的格式,实现一键调整,具体操作步骤如下。

  步骤01选择样式。单击【开始】选项卡下【套用表格格式】按钮,从下拉列表中选择一种表格样式,如下图所示。

  步骤02选择数据区域。在打开的【套用表格式】对话框中,选择表格中的数据区域,如下图所示。

  步骤03查看完成格式设置的表。完成格式设置后的表如下图所示,此时数据已经转换为“表”的格式,这种格式有多种好处,极大地方便了后期数据分析。例如,插入数据时,公式可以增加自动填充、自动筛选功能。如果不需要数据为“表”的功能,可以单击【表格工具-设计】选项卡下【工具】组中的【转换为区域】按钮,将“表”转换为普通区域。

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